Sjálfvirknivæðingin: Mælir með því að starfsfólk sé með í ráðum

Elín Gränz segir gervigreindina snúast um fólk frekar en tækni því hún muni breyta því hvernig við vinnum og eigum í samskiptum. Hún segir lykilatriði að starfsfólk sé haft með í ráðum þegar sjálfvirknivæðing er undirbúin og að stafræn vegferð fyrirtækja eigi að snúast um að endurhanna störf og virði, frekar en einungis að ná niður kostnaði. Erlendis hefur verið farin sú leið að auka þekkingu starfsfólks á stafrænni þróun með skapandi hætti.

Elín er mannauðstjóri Hörpu en starfaði áður í 12 ár sem framkvæmdastjóri mannauðs- og þjónustusviðs Opinna kerfa. Elín er einnig markþjálfi og samstarfsaðili Vendum. Hún segir ýmsan undirbúning vera í gangi hjá mannauðstjórum fyrirtækja til að undirbúa starfsfólk undir gervigreind og sjálfvirknivæðingu en fyrirtæki þurfi þó að gefa rými fyrir þetta breytingaverkefni.

„Áherslan er á kjarabaráttu, jafnlaunavottun og niður negldar starfslýsingar að ógleymdri styttingu vinnuviku þar sem áherslan er á mínútur en ekki á það virði og þann sveigjanleika sem búið er að innleiða inn á marga vinnustaði.   Takturinn er einhvern veginn ekki alveg að styðja við undirbúning á gervigreind og hætt við að litið verði á þróunina hérlendis sem kostnaðar sparandi í staðinn fyrir virðisaukandi.

Við þurfum að finna leið til að taka þetta samtal saman á vinnustöðunum með opnum hug og sjá hvar sameiginleg tækifæri og ábati liggur.“

Erlendis hefur sú leið verið farin að auka þekkingu starfsmanna á stafrænni þróun með skapandi hætti eins og leikjum

En eru mannauðstjórar að undirbúa starfsfólk undir komandi tíma og þá hvernig?

„Lykilatriði í þróun á gervigreind eru að starfsmenn séu hafðir með í ráðum eigi þeir á annað borða að fagna komu þessarar innreiðar.  Það sem gott er að hafa í huga og byrjað hefur verið á erlendis til þess að undirbúa starfsmenn fyrir gervigreind snýst um að skapa sameiginlega ábata fyrir starfsmenn, stjórnendur og viðskiptavini.  Vegferðin krefst samtals milli allra aðila, gagnsæis og þekkingaröflunar.

Erlendis hefur sú leið verið farin að auka þekkingu starfsmanna á stafrænni þróun með skapandi hætti eins og leikjum eða herferðum þar sem til dæmis starfsmenn tilnefna sinn stafræna kandidat á meðan aðrir kalla eftir leiðinlegustu rútínuverkefnunum sem starfsmenn væru til í að vera lausir við. 

Með þeim hætti sjá starfsmenn ábatann og verða hluti af þróunarferlinu í staðinn þess að vinna á móti því vegna ótta um að missa starfið sitt.“

Elín segir starfsfólk í framlínu mikilvægt þegar kemur að því að meta möguleika sjálfvirknivæðingar og mælir með því að innan hverrar deildar sé ábyrgðaraðili sem myndar svo þverfaglegt teymi.

„Oftar en ekki eru það starfsmenn í framlínunni sem hafa bestu tilfinninguna fyrir því hvar líklegustu og oft leiðinlegustu rútínuverkefnin sem skapa mestu flöskuhálsana liggja frekar en stjórnendur.“

Starfsmenn eiga að hefja vegferðina sjálfir með því líta jákvæðum augun inn í framtíðina

Hvaða ráð myndir þú gefa fólki sem upplifir ótta gagnvart sínu starfi og breytingum framundan?

„Það er alveg klárt að sitja og bíða eftir að eitthvað gerist eða eftir að einhverjir stjórnendur eða fyrirtæki taki ákvörðun, skilar litlu nem bið og angist. 

Starfsmenn eiga að hefja vegferðina sjálfir með því líta jákvæðum augun inn í framtíðina og spyrja sig opinna spurninga á borð við, hvaða tækifæri eru fyrir gervigreind í mínu nærumhverfi, hvaða tækifæri eru fyrir mig til þess að auka við þekkingu mína í tengslum við mögulegar breytingar, hverju get ég stuðlað að og hvert vil ég taka það?“

Þarna liggja einmitt tækifærin fyrir starfsmenn til að uppfæra þekkinguna sýna og þróa starfið sitt að hluta til eða upp á nýtt

Snýst ekki um að spara kostnað heldur endurhanna störf

Elín segir mörg fyrirtæki nú lögð af stað í stafræna vegferð og þar sé mikilvægt að líta á vegferðina sem ferli í endurhönnun starfa til að búa til meira virði, frekar en eingöngu kostnað. Mannauðstjórar séu með ýmsum hætti að undirbúa komandi tíma.

,,KPMG hefur bent á að mannauðsteymi úreldist hratt án nútímavæðingar á framtíðarþörfum vinnuaflsins og að stærsta áskorunin sé að undirbúa starfsmenn fyrir gervigreind.  Þeir komu út með nýtt nafnorð sem útleggst á ensku ,,pathfinding HR“ sem þýða má sem mannauðs landkönnuður.  Hlutverk könnuðarins í þessu samhengi er að leggja áherslu á fjóra þætti til að kortleggja stefnuna í breyttum heimi.  Þessir fjórir þættir eru hönnun vinnuafls, menning, upplifunarferðarlag starfsmannsins og greining gagna.

Til að komast áfram í hönnun á vinnuafli þurfum við að greina framtíðar þarfir þess hóps og það gerum við ekki nema að spyrja okkur nokkurra spurninga.  Enn og aftur spyrjum við okkur á litla Íslandi, hvernig gerum við það?  Eru ekki allir til að hámarka möguleika mannsins á meðan við erum á hlaupum milli verkefna og samtala í hröðum nútímanum? 

Nú eru mörg fyrirtæki á Íslandi farin af stað í svokallaða stafræna vegferð þar sem oft er verið að taka ferla sem margar hendur hafa þurft að hafa aðkomu að og gera þá sjálfvirka en þar sparast bæði tími og kostnaður.   Þarna ber okkur að staldra við og varast að detta ofan í pyttinn því þessi vegferð snýst um að endurhanna störf til að skapa aukið virði og rýmd en ekki eingöngu til að spara kostnað.

Rýmdin í tíma á að nýta til að búa til virði fyrir viðskiptavininn og þar af leiðandi gera fyrirtækið samkeppnishæfara.  Þarna liggja einmitt tækifærin fyrir starfsmenn til að uppfæra þekkinguna sýna og þróa starfið sitt að hluta til eða upp á nýtt.“

Meðal starfsmaður þurfi 101 dag aukalega til þess að undirbúa sig fyrir 2022 og innkomu gervigreindar

Þróunin hraðari nú en nokkru sinni

Elín bendir á að breytingarnar framundan verði hraðari en nokkru sinni þótt strangt til tekið hafi atvinnulífið gengið í gegnum sams konar breytingar áður.

„Fyrsta, önnur og þriðja iðnbyltingin fékk hver og ein um 100-200 ára gerjunartíma á meðan fjórða iðnbyltingunni sem við erum stödd í núna er að breyta hvernig við vinnum, eigum í samskiptum og neytum vöru og þjónustu á aðeins 10-20 árum. 

Slíkur breytingar hraði setur töluverða pressu á hvernig við vinnum saman, tölum saman og lærum saman.“  

Elín segir að eftir því eftir sem gervigreindin flýtur áfram breytist bæði hlutverk starfsmanna og verkefni.  Því hafi World Economic forum spáð því í nýlega útgefinni skýrslu að meðal starfsmaður þurfi 101 dag aukalega til þess að undirbúa sig fyrir 2022 og innkomu gervigreindar. 

 „Aðal markmiðið ætti að snúast um að skapa jákvæða menningu í kringum sjálfvirknivæðingu þar sem starfsmenn hafa frumkvæði að slíkum verkefnum.  Ábatinn er aukin rýmd í tíma sem ætti að skapa aukið virði fyrir viðskiptavininn og aukinn tíma fyrir starfsmanninn til þekkingaröflunar og kostnaðarsparnað fyrir skipulagsheildina.“ 

Elín nefnir sem dæmi Póstinn og Marel.

 „Á Íslandi hefur til dæmis Pósturinn verið áberandi í þessari vegferð upp á síðkastið og svo er Marel á Íslandi að vinna mjög markvisst með menninguna hjá sér til að styðja við nýsköpun og virði.

Tækni- og ráðgjafa fyrirtækin hafa jafnframt komið sér upp teymum til að aðstoða fyrirtæki í þessari vegferð og bjóða upp á aðstoða við að hanna spjallmenni sem er tölvuforrit sem tekur þátt í samræðum með tali eða rituðum texta.“