Stafræn þróun: Ríkið mun spara tæplega tíu milljarða á ári

Á næstu þremur til fimm árum er áætlað að ríkið spari um 9,6 milljarða á ári í kjölfar innleiðingar á stafrænni þjónustu. Þjóðhagslegur ávinningur felur þó meiri sparnað í sér því bæði einstaklingar og atvinnulífið munu upplifa mikinn tímasparnað og einföldun í samskiptum sínum við hið opinbera til viðbótar við að innleiðingin hefur jákvæð umhverfisleg áhrif. Þegar litið er til breytinga fyrir atvinnulífið má nefna að nú eru um þrjú þúsund mismunandi eyðublöð á pdf formi á vefsíðum opinberra aðila. Þau verða öll gerð rafræn sem fyrir mörg fyrirtæki mun spara tíma og kostnað við að fylla þau út, prenta út, skanna inn og senda frá sér. Frá 1.maí næstkomandi mun ríkið senda út alla reikninga rafrænt sem eitt og sér mun spara um 200 milljónir króna í póstburðargjöld og prentkostnað. Þá munu vinnuveitendur sem óska eftir sakavottorði frá umsækjendum geta fengið þau rafrænt og nú þegar eru dæmi um að afgreiðslutími leyfisveitinga fyrir fyrirtæki hafi styst verulega.

Í dag mun Atvinnulífið á Vísi fjalla um stafræna þróun miðað við stöðuna á Íslandi í dag.

Á árinu 2020 er það yfirlýst markmið stjórnvalda að meginsamskipti hins opinbera við einstaklinga muni felast í stafrænum samskiptum. Andri Heiðar Kristinsson, sem ráðinn var stafrænn leiðtogi í fjármála- og efnahagsráðuneytinu í lok janúar á þessu ári, segir hins vegar að atvinnulífið muni líka upplifa margvíslegar breytingar í kjölfar innleiðingar á stafrænni þjónustu. Þar sé ætlunin að meginsamskipti stjórnenda við hið opinbera verði einnig rafræn.

Andri byrjar á því að nefna breytingu sem stjórnendur, bókarar, gjaldkerar og aðrir sem sinna fjármálum fyrirtækja munu upplifa sem gott skref frá og með 1.maí næstkomandi en þá verða allir reikningar ríkissjóðs og stofnana sendir út rafrænt. Það er gert í samstarfi við Fjársýsluna og að sögn Andra verður þá meðal annars hægt að skoða öll yfirlit yfir reikninga, hreyfingaryfirlit og innheimtustöðu á Ísland.is. Andri segir gífurlegan sparnað af þessu einu fyrir ríkið.

„Til viðbótar við það aukna þjónustustig sem þetta felur í sér fyrir stjórnendur, bókara, gjaldkera og aðra sem sinna fjármálum fyrirtækja, þá hefur þetta verkefni í för með sér afar jákvæð umhverfisáhrif þar sem það dregur úr notkun pappírs og sparar yfir tvöhundruð milljónir króna á ári í prentkostnað og póstburðargjöld fyrir hið opinbera,“ segir Andri.

Oft er um það rætt að atvinnulífið upplifi regluverk stjórnvalda sem íþyngjandi, ekki síst vegna þess að umsýsla og vinna til að uppfylla settar reglur er mikil. Mun þessi umsýsla einfaldast fyrir fyrirtæki?

Andri segir enga spurningu að fyrirtæki munu upplifa jákvæða breytingu í kjölfar innleiðingar á stafrænni þjónustu.

„Einfaldasta dæmið er að í dag eru til staðar um það bil þrjú þúsund mismunandi pdf eyðublöð á vefsíðum opinberra aðila sem fyrirtæki og einstaklingar þurfa í allt of mörgum tilfellum að prenta út, fylla út handvirkt og annað hvort skanna inn og senda í tölvupósti, eða hreinlega að keyra með undirritað eintak til viðkomandi stofnunar. Við vinnum hörðum höndum að því að færa öll þessi eyðublöð yfir á stafrænt form til að stytta fyrirtækjum sporin, auka hagræði og minnka afgreiðslutíma erinda í samskiptum við hið opinbera.“

Annað dæmi sem Andri nefnir er styttri afgreiðslu tími mála og nefnir hann ferðaskrifstofuleyfin sem dæmi um verkefni sem þegar er farið að skila ávinningi.

„Nú á dögunum vorum við að klára mikilvægt verkefni í samstarfi við Ferðamálastofu sem hófst í fyrra og nú eru allar umsóknir um leyfisveitingar fyrirtækja í ferðaþjónustu komnar á stafrænt form, ferðaskrifstofuleyfi, árleg skil fyrir ferðaskrifstofur og fjölmörg önnur umsóknarferli. Áður en farið var í þessa vinnu var meðal afgreiðslutími umsóknar um ferðaskrifstofuleyfi um 45 dagar, en í dag er þessi tími í flestum tilfellum kominn niður fyrir tíu daga og er áfram unnið hörðum höndum að því að stytta umsóknartíman enn frekar.“

Andri segir sitt markmið í nýju starfi vera það að sem flestar umsóknir og afgreiðsla leyfisveitinga verði afgreiddar samstundis með stafrænum umsóknarferlum og rafrænum skilríkjum.

Að sögn Andra eru fjölmörg önnur mál í ferli sem einnig væri hægt að nefna sem dæmi um breytingar sem atvinnulífið mun finna fyrir. Reyndar séu sum mál þannig að bæði einstaklingar og atvinnulífið munu upplifa ávinning.

„Í því samhengi má til að mynda nefna stafrænar umsóknir um sakavottorð sem opnað verður fyrir innan skamms. Fjölmargir atvinnurekendur óska eftir sakavottorði umsækjenda um störf, sem tefur umsóknarferli enda þarf fólk í dag að gera sér sérstaka ferð til Sýslumanns til að fá útprentað sakavottorð.

Í nýja ferlinu á Ísland.is mun fólk get sótt um sitt sakavottorð á netinu, greitt það með greiðslukorti sínu og fengið vottorðið afhent samstundis í gegnum pósthólfið á Ísland.is.“

Meira en 9,6 milljarða króna sparnaður á ári

Að sögn Andra var lögð áhersla á að gera áætlanir um sparnað fyrir hið opinbera því þannig verður hægt að mæla árangurinn markvisst.

„Við hjá Stafrænu Íslandi, sem heyrir undir  fjármálaráðuneytið, fórum í greiningu á mögulegum ávinningi og var niðurstaðan sú að fjárfesting í stafrænum innviðum á borð við Ísland.is á næstu 3-5 árum myndi spara hinu opinbera um 9,6 milljarða á hverju ári að þeim tíma liðnum,“ segir Andri.

Andri segist þó meta stöðuna sem svo að fjárfesting í stafrænum innviðum feli í sér meiri hagsmuni en þessar tölur segi til um því þjóðhagslegur ávinningur feli svo margt í sér og ekki megi vanmeta jákvæð áhrif í umhverfismáli.

„Það er mat okkar að til viðbótar við þennan beina sparnað geti þjóðhagslegur ávinningur verið umtalsvert meiri vegna tímasparnaðar og styttingu afgreiðslutíma í samskiptum hins opinbera við einstaklinga og fyrirtækja,“ segir Andri og bætir við „Svo má ekki gleyma því að við þessi stafrænu verkefni hafa einnig jákvæð umhverfisáhrif og vegna minni pappírsnotkunar og fækkun bílferða á milli stofnana.“