Um yfirmanninn sem truflar mann stöðugt

Sumum finnst þetta vandræðaleg staða.

Öðrum finnst hún íþyngjandi.

Enn aðrir láta þetta taka frá sér orku með því að verða pirraðir. 

Jeff Davidson er ráðgjafi á sviði jafnvægi einkalífs og vinnu og hefur gefið út fjölda bóka fyrir starfsfólk og stjórnendur. Hér eru nokkur ráð sem hann gefur til að sporna við truflun frá yfirmanni, eða í það minnsta leiðir til að draga verulega úr henni.

Ráð #1: Að koma skipulagi á samskiptin

Davidson segir frá vini sínum sem upplifði mikla truflun frá yfirmanni sínum. Og það alveg stöðugt.

Yfirmaðurinn hringdi oft, sendi marga tölvupósta og jafnvel skilaboð utan vinnu.

Í staðinn fyrir að láta hlutina ganga svona áfram, ákvað viðkomandi starfsmaður að ræða málin við yfirmanninn.

En hvernig er það hægt, þegar það er sjálfur yfirmaðurinn sem um ræðir?

Jú, viðkomandi starfsmaður opnaði samtalið með því að tala um að álagið væri mikið, ekki síst á stjórnandann sjálfan. Mikið að gera og margt að gerast í einu. Sem er frábært!

Til þess að ná sem bestum árangri og afköstum fyrir báða aðila, stakk starfsmaðurinn upp á að daglega myndu hann og yfirmaðurinn taka korters spjall um helstu viðfangsefni eða fréttir dagsins.

Þannig gætu þeir báðir nýtt tímann sem best en tryggt góða upplýsingamiðlunina þeirra í milli.

Það sem gerðist næst, kom síðan skemmtilega á óvart.

Því nokkrum dögum seinna komust yfirmaðurinn og starfsmaðurinn að þeirri sameiginlegu niðurstöðu að daglegir fundir væru óþarfir.

Fundarfyrirkomulaginu var því breytt í korterspjall á mánudögum, miðvikudögum og föstudögum. 

Það jákvæðasta við þessa leið að eftir mjög stuttan tíma, ræddu bæði yfirmaðurinn og starfsmaðurinn um það hvað nýja fyrirkomulagið væri að koma vel út því báðir sögðust finna mun á því, hvernig tíminn var að nýtast þeim betur.

# Ráð 2: En þegar yfirmaðurinn truflar samt….

Ímyndum okkur að ráð #1 gangi ekki upp fyrir þig. Annað hvort vegna þess að þótt þú hafir reynt að fara þessa leið, hélt yfirmaðurinn áfram að trufla þig, eða að þú treystir þér ekki til þess að fara þá leið sem lagt er til í #1.

Hvað er til ráða þá?

Jú, þá er hægt að draga úr truflun yfirmannsins.

Það gerir þú með því að sýna að þú hafir ekki alltaf tíma til þess að spjalla. 

Þetta getur þú gert á kurteisan hátt með líkamsbeitingu, svipbrigðum og í tali og þannig látið vita að þú sért upptekin/n, viljir klára eitthvað eða einbeita þér að því sem þú ert að gera.

Því oft er yfirmaðurinn ekki að átta sig á því að þú upplifir samskiptin sem truflun. Því ef viðbrögðin þín eru þannig að þú ert alltaf til í spjall eða snögg viðbrögð, hvernig ætti hann/hún að vita það?

Ráð #3: Stjórnaðu því hvenær og hvar truflunin fer fram

Enn eitt ráðið er að taka stjórnina á því hvar truflunin fer fram. Ef yfirmaðurinn hringir eða sendir tölvupóst, eða sest fyrir framan vinnustöðina þína og byrjar að spjalla (um eitthvað sem þú upplifir sem truflun en ekki upplýsingamiðlun), er ágætis ráð að svara:

„Gefðu mér nokkrar mínútur til að klára eitt og ég kem síðan til þín… .“

Gæti líka verið: „Gefðu mér nokkrar mínútur til að klára eitt og síðan kíki ég á þetta og svara….“ (eða hringi í þig).

Með því að svara í þessum dúr, fær yfirmaðurinn þinn að vita að þú vilt fá næði til að klára eitthvað. 

Þá er auðveldara að stytta tímann sem truflunin veldur, því yfirmaðurinn veit að þú ert upptekin/n við annað og þannig hefur þú betur tekið stjórnina á því hversu lengi, hvernig, hvenær og hvar truflunin fer fram.

Algeng gryfja er þó að fólki hættir til að „nenna ekki“ að hafa fyrir þessu. Að standa upp og fara til yfirmannsins, hringja aftur á eftir eða lesa betur tölvupóstinn á eftir og svara þá. 

En ef ætlunin er fyrir alvöru að reyna að draga úr þeirri truflun sem yfirmaðurinn þinn er að valda, er þess virði að prófa þetta um tíma.

Ráð #4: Að skapa næði

Enn eitt ráðið er síðan að fyrir sum verkefni er þess virði að skapa sér gott næði til að geta unnið þau án truflunar. 

Hér er besta ráðið að láta vita af því með skýrum hætti fyrirfram að þú þurfir næði. Skilaboðin ná þá til samstarfsfélaga og yfirmannsins.

Dæmi: (gæti verið á Teams, á morgunfundi eða annarri valinni stund)

„Ég þarf að klára verkefni X í dag þannig að þið vitið þá bara af því að ég reyni sem mest að loka mig af á milli klukkan 13-15 í dag“ (eða næsta klukkutímann eða hvað svo sem á við hjá þér).

#5: Opinn hugur og fleiri sjónarmið

Áður en farið er af stað er þó mikilvægt að þú skoðir með opnum huga hvers vegna staðan er eins og hún er.

Hvenær er yfirmaðurinn að trufla þig og hvenær ekki?

Hvernig ætlar þú að tryggja að vinna í því að draga úr trufluninni, en halda góðum samskiptum áfram við yfirmann þinn?

Er eitthvað í þínu verklagi sem mætti endurskoða? (er til dæmis eitthvað sem þú getur gert sem almennt skapar betri aðstæður til að verða ekki fyrir truflun).