Óréttlátt ef aðrir vinna miklu meira en þú

Atvinnulífið fjallaði um tímasóun á vinnutíma fyrir stuttu síðan. Í dag ætlum við hins vegar að ræða um hvernig við getum spornað við þeirri tímasóun enda miklu betri tilfinning sem fylgir því að vita að við séum að standa okkur vel, afkasta sem skyldi og ráðum vel við verkefnalistann okkar. 

Að líða vel með sína eigin frammistöðu og afköst í starfi er einfaldlega góð tilfinning. 

Hér eru því nokkur ráð til að sporna við tímasóun.

1. Samfélagsmiðlar

Samkvæmt rannsóknum felst töluverður tími hjá flestum í að skrolla samfélagsmiðla á daginn. Góð leið til að minnka þennan tíma er að taka til dæmis tilkynningarnar af samfélagsmiðlunum og stjórna því þannig betur hvenær þú velur að verja tíma á samfélagsmiðlum.

2. Utanaðkomandi truflun

Oft riðlast hjá okkur öll tímastjórnun eða plön um verkefnalista hjá okkur því að við verðum fyrir truflunum sem við erum ekki að gera ráð fyrir. Einhver hringir eða samstarfsaðili byrjar að spjalla og svo framvegis. Til viðbótar við að taka tilkynningar af símanum er til dæmis mælt með því að setja símann á silent ef þú ætlar þér að klára verkefni í næði, vinna með heyrnatól eða færa þig í næðisrými.

3. Margt í einu (e. multitasking)

Að vinna í mörgu í einu er ekki besta nýtingin á tímanum þínum og oft fer töluverður tími til spillis vegna þess að við erum að reyna að gera margt í einu, samhliða því að fylgjast með samfélagsmiðlum, spjalla við samstarfsfélaga og svo framvegis. Með þetta í huga er því kannski ekkert að undra þótt rannsóknir sýni mikinn tíma fara til spillis.

Til að hjálpa okkur að vera meðvituð um tímann og okkar afköst er mælt með því að sinna einu verkefni í einu og klára þannig verkefnalistann okkar, til viðbótar við það sem þú hefur þegar gert ráðstafanir með samkvæmt lið eitt og tvö.

4. Skipulag

Það er allur gangur á því hvernig fólk heldur utan um verkefnin sín. Aðalmálið er þó að vera með verkefnalista því annars er líka hætta á að við séum að eyða tíma til einskis því að við erum ekki eins fókuseruð.

Þegar við erum ekki með góða yfirsýn yfir þau verkefni sem við viljum klára innan vinnudags aukast líkurnar á því að við förum að vafra á netinu, spjalla við vini og svo framvegis og áður en við vitum af er vinnudeginum lokið en áfram eru óunnin verkefni sem við erum í ábyrgð fyrir.

Hér er því mælt með því að vera alltaf með verkefnalista því það er verulegur munur á því að finnast maður eftir á í verkefnum, ekki vera með yfirsýn eða vita ekki hvað við ætlum að gera næst, í samanburði við að líða vel með afköstin okkar og forgangsröðun verkefna. Ekki aðeins getur óskipulag aukið tímasóun í vinnunni, heldur einnig myndað kvíðatilfinningu innra með okkur vegna þess að við erum ekki nógu skipulögð.

5. Að kunna að segja Nei

Þá er það að kunna að segja Nei við verkefnum eða samstarfsaðila því eitt af því sem getur hægt á því að við náum tökum á okkar eigin tímastjórnun, verkefnum og skyldum er þegar við erum sí og æ að segja Já við óvæntum verkefnum, án þess að losa okkur við einhver önnur í staðinn eða við ekki búin að ná tökum á tímastjórnuninni okkar.

Gott er að ná utan um allt sem snýr að okkur sjálfum fyrst, meðal annars tímasóun (tímastjórnun) áður en við verðum of gjörn á að segja Já við því sem aðrir geta kannski frekar sinnt.

6. Frestunarárátta

Frestunarárátta er staðreynd og hjá mörgum getur birtingarmyndin þá verið sú að við séum gjarnari á því að sóa tíma í vinnunni. Í þessum tilfellum er gott að ráðast á rót vandans; frestunaráráttuna sjálfa, nýta okkur öll góð tól og tæki til að hjálpa okkur við að fylgja eftir verkefnalistum og skipulagi því að fylgifiskur frestunaráráttu er kvíði og vanlíðan hið innra með okkur.

7. Markvissir fundir

Fundarmenning vinnustaða getur verið mismunandi og sums staðar er sú menning ríkjandi að óhóflegur tími fer í fundarsetu og óþarfa spjall á fundum. Vertu viss um að taka aðeins þátt í fundum þar sem þú átt sannarlega samleið og erindi fyrir fundarefnið sjálft og settu þér persónulegt markmið um að nýta fundartímann þá aðeins á meðan umræður eru markvissar og boðaðu þig af fundum þegar þeirri umræðu lýkur og fundurinn breytist í spjall.

8. Vinnuaðstaðan

Loks er að skoða umhverfið þitt því ef þú upplifir vinnuaðstöðuna þína þannig að hún er að auka líkurnar á því að þú sóir tíma í vinnunni vegna þess að aðstaðan þín er ekki nægilega góð, er gott að taka frekar á því vandamáli.

Ef við til dæmis þreytumst í öxlum og baki og þurfum oft að standa upp, er mál að skoða hvernig hæðastillingin er á stólnum þínum, borðinu, tölvuskjánum og svo framvegis eða að ræða við yfirmann ef þú telur þess þurfa.

Við erum líklegri til að sóa tímanum okkar í vinnunni, ef að vinnuaðstaðan okkar er ekki viðunandi.