Um aðgengi að upplýsingum Helga Jóna Eiríksdóttir skrifar 5. október 2023 11:01 Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Lokun Borgarskjalasafns Reykjavík Kópavogur Söfn Mest lesið Kynlíf veldur einhverfu: Opið bréf til Háskóla Íslands og fjölmiðla Guðlaug Svala Kristjánsdóttir,Margrét Oddný Leópoldsdóttir Skoðun Deyr mjólkurkýrin ef eigandi hennar fær eitt viðbótar mjólkurglas? Þórður Snær Júlíusson Skoðun Er þetta í alvöru umdeild skoðun fámenns hóps? Snorri Másson Skoðun Réttur til endurtektarprófa: Jafnræði í námi fyrir alla stúdenta Vera Mist Magnúsdóttir,Guðlaug Eva Albertsdóttir Skoðun Aðför að landsbyggðinni – og tilraun til að slá ryki í augu almennings Ingibjörg Isaksen Skoðun Getur Sturlunga snúið aftur? Leifur B. Dagfinnsson Skoðun Ákvarðanir teknar í Reykjavík – afleiðingarnar skella á okkur Hópur Framsóknarmanna í sveitarstjórnum Skoðun „Þessu er alltaf lofað fyrir kosningar en alltaf svikið“ Jóhann Páll Jóhannsson Skoðun Liðveisla fyrir öll Atli Már Haraldsson Skoðun Áskorun til Félags íslenskra hjúkrunarfræðinga og Háskóla Íslands Ríkharður Ólafsson,Styrmir Hallsson Skoðun Skoðun Skoðun Mælt fyrir miklum kjarabótum öryrkja og aldraðra Inga Sæland skrifar Skoðun Mannréttindabrot og stríðsglæpir Rússa í Úkraínu Erlingur Erlingsson skrifar Skoðun Áskorun til Félags íslenskra hjúkrunarfræðinga og Háskóla Íslands Ríkharður Ólafsson,Styrmir Hallsson skrifar Skoðun Ákvarðanir teknar í Reykjavík – afleiðingarnar skella á okkur Hópur Framsóknarmanna í sveitarstjórnum skrifar Skoðun Snjallborgin eða Skuggaborgin Reykjavík: Gervigreindarknúið höfuðborgarsvæði Björgmundur Örn Guðmundsson skrifar Skoðun Getur Sturlunga snúið aftur? Leifur B. Dagfinnsson skrifar Skoðun Vaka stendur með Menntavísindasviði í verki Gunnar Ásgrímsson skrifar Skoðun Vorbókaleysingar Henry Alexander Henrysson skrifar Skoðun Er þetta í alvöru umdeild skoðun fámenns hóps? Snorri Másson skrifar Skoðun Liðveisla fyrir öll Atli Már Haraldsson skrifar Skoðun Réttur til endurtektarprófa: Jafnræði í námi fyrir alla stúdenta Vera Mist Magnúsdóttir,Guðlaug Eva Albertsdóttir skrifar Skoðun Að standa við stóru orðin Guðmundur Ari Sigurjónsson skrifar Skoðun Aðför að landsbyggðinni – og tilraun til að slá ryki í augu almennings Ingibjörg Isaksen skrifar Skoðun Deyr mjólkurkýrin ef eigandi hennar fær eitt viðbótar mjólkurglas? Þórður Snær Júlíusson skrifar Skoðun Kynlíf veldur einhverfu: Opið bréf til Háskóla Íslands og fjölmiðla Guðlaug Svala Kristjánsdóttir,Margrét Oddný Leópoldsdóttir skrifar Skoðun Ég virði þig og þín mörk, virðir þú mig og mín mörk ? Rakel Linda Kristjánsdóttir skrifar Skoðun „Þessu er alltaf lofað fyrir kosningar en alltaf svikið“ Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Þjóðaröryggi að vera aðildarríki að Evrópusambandinu Jón Frímann Jónsson skrifar Skoðun Fullvalda utan sambandsríkja Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Sagnaarfur Biblíunnar - Salómonsdómur, lög og ólög Sigurvin Lárus Jónsson skrifar Skoðun Sjálfstæðir grunnskólar í hættu Benedikt S. Benediktsson skrifar Skoðun Borgaralegur vígbúnaður Dr. Bjarni Már Magnússon skrifar Skoðun Áskoranir og tækni í heilbrigðisþjónustu Teitur Guðmundsson skrifar Skoðun Ósunginn óður til doktorsnema Styrmir Hallsson skrifar Skoðun Frjáls umræða ekki lengur leyfð í USA – Skoðanafrelsi í hættu – Amerískt Gestapo í uppsiglingu? Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Tannhjól í mulningsvél? Arnar Þór Jónsson skrifar Skoðun Fækkum kennurum um 90% Björgmundur Örn Guðmundsson skrifar Skoðun Uppsagnarbréf til góða fólksins Daníel Freyr Jónsson skrifar Skoðun Kristni og íslam: Samfélag sem hvílir á skilningi Skúli S. Ólafsson skrifar Skoðun Hugtakastríðið mikla Sigmar Guðmundsson skrifar Sjá meira
Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands.
Kynlíf veldur einhverfu: Opið bréf til Háskóla Íslands og fjölmiðla Guðlaug Svala Kristjánsdóttir,Margrét Oddný Leópoldsdóttir Skoðun
Réttur til endurtektarprófa: Jafnræði í námi fyrir alla stúdenta Vera Mist Magnúsdóttir,Guðlaug Eva Albertsdóttir Skoðun
Ákvarðanir teknar í Reykjavík – afleiðingarnar skella á okkur Hópur Framsóknarmanna í sveitarstjórnum Skoðun
Áskorun til Félags íslenskra hjúkrunarfræðinga og Háskóla Íslands Ríkharður Ólafsson,Styrmir Hallsson Skoðun
Skoðun Áskorun til Félags íslenskra hjúkrunarfræðinga og Háskóla Íslands Ríkharður Ólafsson,Styrmir Hallsson skrifar
Skoðun Ákvarðanir teknar í Reykjavík – afleiðingarnar skella á okkur Hópur Framsóknarmanna í sveitarstjórnum skrifar
Skoðun Snjallborgin eða Skuggaborgin Reykjavík: Gervigreindarknúið höfuðborgarsvæði Björgmundur Örn Guðmundsson skrifar
Skoðun Réttur til endurtektarprófa: Jafnræði í námi fyrir alla stúdenta Vera Mist Magnúsdóttir,Guðlaug Eva Albertsdóttir skrifar
Skoðun Aðför að landsbyggðinni – og tilraun til að slá ryki í augu almennings Ingibjörg Isaksen skrifar
Skoðun Deyr mjólkurkýrin ef eigandi hennar fær eitt viðbótar mjólkurglas? Þórður Snær Júlíusson skrifar
Skoðun Kynlíf veldur einhverfu: Opið bréf til Háskóla Íslands og fjölmiðla Guðlaug Svala Kristjánsdóttir,Margrét Oddný Leópoldsdóttir skrifar
Skoðun Frjáls umræða ekki lengur leyfð í USA – Skoðanafrelsi í hættu – Amerískt Gestapo í uppsiglingu? Ole Anton Bieltvedt skrifar
Kynlíf veldur einhverfu: Opið bréf til Háskóla Íslands og fjölmiðla Guðlaug Svala Kristjánsdóttir,Margrét Oddný Leópoldsdóttir Skoðun
Réttur til endurtektarprófa: Jafnræði í námi fyrir alla stúdenta Vera Mist Magnúsdóttir,Guðlaug Eva Albertsdóttir Skoðun
Ákvarðanir teknar í Reykjavík – afleiðingarnar skella á okkur Hópur Framsóknarmanna í sveitarstjórnum Skoðun
Áskorun til Félags íslenskra hjúkrunarfræðinga og Háskóla Íslands Ríkharður Ólafsson,Styrmir Hallsson Skoðun