Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Hún er sögð með fagrar línur, vel byggð, rennileg og háfætt Innlent Vildi birta upptökur af ofbeldinu: „Fólk þarf að sjá til að skilja“ Innlent Heimsækja eingöngu herstöð á Grænlandi Erlent Laun bæjarstjóra vanvirðing við íbúa Innlent Ungmenni kýldi lögreglumann við eftirlit og beit annan Innlent Vill fartölvu í fangelsið Erlent Fundu stærstu lífrænu sameindirnar hingað til í gömlu sýni Erlent Segist bera fulla ábyrgð... en samt ekki Erlent Danir kveðja konur í herinn Erlent Pyttur opnaðist skyndilega á hraðbraut Erlent Fleiri fréttir Ungmenni kýldi lögreglumann við eftirlit og beit annan Hún er sögð með fagrar línur, vel byggð, rennileg og háfætt Rannsaka neysluvatn í Hveragerði Ósammála hvort að um leiðréttingu sé að ræða Vildi birta upptökur af ofbeldinu: „Fólk þarf að sjá til að skilja“ Laun bæjarstjóra vanvirðing við íbúa Gerandinn ákærður fyrir manndrápstilraun á Vopnafirði Myndefni af heimilisofbeldi, vanvirðing við skattgreiðendur og fegurðardís „Þessi leiðrétting er hið rétta í stöðunni“ Tvíburaforeldrar fái hálft ár í viðbótarorlof Tveimur konum sleppt en fimm dúsa enn inni Ár frá þjófnaðinum í Hamraborg og enginn verið ákærður Líklegast að næsta gos verði stærra en fyrri gos Fólk ekki fasistar þó það eigi Teslu Lýsti áralöngu heimilisofbeldi í pontu Alþingis MAST kærir Kaldvík til lögreglu Aukin harka að færast í undirheimana Lögregla muni reyna að vera orðvarari í samræðum á vettvangi Kynntu breytingar á lögum um veiðigjald Næstu dagar ráða úrslitum um framtíð Kvikmyndaskóla Íslands Sögð ætla að kynna umtalsverðar breytingar á veiðigjöldum Guðmundur Ingi ávarpaði menntafólk á leiðtogafundi Tveir handteknir vegna stolins riffils með hljóðdeyfi Guðbjörg aðstoðar Guðmund Inga Líf hans í hættu ef hann leitaði til lögreglu Það sem við vitum og vitum ekki í máli Ásthildar Lóu Tekur við stöðunni af Guðmundi Inga Opnunarsamkoma leiðtogafundar í menntamálum „Þarna ertu ekki að tala um breytingu, heldur byltingu“ Áföll hafa mótað Guðmund Inga: „Ég læt ekki valta yfir mig“ Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Hún er sögð með fagrar línur, vel byggð, rennileg og háfætt Innlent Vildi birta upptökur af ofbeldinu: „Fólk þarf að sjá til að skilja“ Innlent Heimsækja eingöngu herstöð á Grænlandi Erlent Laun bæjarstjóra vanvirðing við íbúa Innlent Ungmenni kýldi lögreglumann við eftirlit og beit annan Innlent Vill fartölvu í fangelsið Erlent Fundu stærstu lífrænu sameindirnar hingað til í gömlu sýni Erlent Segist bera fulla ábyrgð... en samt ekki Erlent Danir kveðja konur í herinn Erlent Pyttur opnaðist skyndilega á hraðbraut Erlent Fleiri fréttir Ungmenni kýldi lögreglumann við eftirlit og beit annan Hún er sögð með fagrar línur, vel byggð, rennileg og háfætt Rannsaka neysluvatn í Hveragerði Ósammála hvort að um leiðréttingu sé að ræða Vildi birta upptökur af ofbeldinu: „Fólk þarf að sjá til að skilja“ Laun bæjarstjóra vanvirðing við íbúa Gerandinn ákærður fyrir manndrápstilraun á Vopnafirði Myndefni af heimilisofbeldi, vanvirðing við skattgreiðendur og fegurðardís „Þessi leiðrétting er hið rétta í stöðunni“ Tvíburaforeldrar fái hálft ár í viðbótarorlof Tveimur konum sleppt en fimm dúsa enn inni Ár frá þjófnaðinum í Hamraborg og enginn verið ákærður Líklegast að næsta gos verði stærra en fyrri gos Fólk ekki fasistar þó það eigi Teslu Lýsti áralöngu heimilisofbeldi í pontu Alþingis MAST kærir Kaldvík til lögreglu Aukin harka að færast í undirheimana Lögregla muni reyna að vera orðvarari í samræðum á vettvangi Kynntu breytingar á lögum um veiðigjald Næstu dagar ráða úrslitum um framtíð Kvikmyndaskóla Íslands Sögð ætla að kynna umtalsverðar breytingar á veiðigjöldum Guðmundur Ingi ávarpaði menntafólk á leiðtogafundi Tveir handteknir vegna stolins riffils með hljóðdeyfi Guðbjörg aðstoðar Guðmund Inga Líf hans í hættu ef hann leitaði til lögreglu Það sem við vitum og vitum ekki í máli Ásthildar Lóu Tekur við stöðunni af Guðmundi Inga Opnunarsamkoma leiðtogafundar í menntamálum „Þarna ertu ekki að tala um breytingu, heldur byltingu“ Áföll hafa mótað Guðmund Inga: „Ég læt ekki valta yfir mig“ Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32