Stjórnun: Virkar jákvæð sálfræði á tímum kórónufaraldurs?

„Stjórnendur spila stórt hlutverk í að skapa umhverfi sem eftirsóknarvert er að starfa í og það mæðir iðulega meira á þeim á erfiðum tímum en góðæristímum. Á þessum síðustu og verstu er lykilatriði að stjórnendur séu góðar fyrirmyndir og mannlegir,“ segir Ingrid Kuhlman framkvæmdastjóri hjá Þekkingarmiðlun. „Á tímum sem þessum þegar vinnustaðir standa frammi fyrir alls kyns áskorunum er einnig mikilvægt að stjórnendur hjálpi starfsmönnum sínum við að byggja upp innri styrk og seiglu. Til að auka seiglu er gott að einblína á aðlögunarfærni og sveigjanleika, félagsleg tengsl, sameiginlegan tilgang og von,“ segir Ingrid.

Í dag og á morgun fjallar Atvinnulífið á Vísi um það hvernig hægt er að nýta jákvæða sálfræði á tímum kórónufaraldurs. Í þessu fyrsta viðtali af þremur er rætt við Ingrid Kulhman sem er með meistaragráðu í jákvæðri sálfræði og hefur haldið fjöldann allan af fyrirlestrum og námskeiðum fyrir vinnustaði og stjórnendur um málefnið.

Ráð til stjórnenda: Nefnið þrjá jákvæða hluti

Við byrjum á því að heyra hvaða ráð Ingrid getur gefið stjórnendum sem er umhugað um líðan starfsfólks og vilja tileinka sér aðferðafræði jákvæðrar sálfræði.

Hvað geta stjórnendur til dæmis gert?

,,Þeir gætu til dæmis hafið alla fundi á því að því að athuga hvernig starfsmönnum líði og byrja á sjálfum sér. Ef þeir tala sjálfir opinskátt um tilfinningar sínar, eins og til dæmis áhyggjur eða vanlíðan, gefur það starfsmönnum rými til að gera slíkt hið sama.

Þeir geta einnig byrjað fundi á jákvæðu inngripi eins og þakklætishring eða því að láta starfsmenn nefna þrjá góða hluti,“ 

segir Ingrid.

Að sögn Ingrid hafa rannsóknir í jákvæðri sálfræði sýnt að jákvæð inngrip eins og þessi ráð bera með sér stuðla að jákvæðum tilfinningum, jákvæðri hegðun og jákvæðum hugsunum.

„Þegar við erum í jákvæðu tilfinningalegu ástandi eigum við auðveldara með að tengjast öðrum og erum meira skapandi. Hamingjusamur einstaklingur er einfaldlega betri starfsmaður,“ segir Ingrid.

Ingrid segir traust til starfsfólks vera lykilatriði á tímum sem þessum þegar margir eru í fjarvinnu og þurfa að vinna sjálfstætt og án þess að vera í augsýn stjórnandans.

„Að sjálfsögðu er nauðsynlegt að tryggja að væntingar um frammistöðu séu skýrar þegar unnið er í fjarvinnu svo báðir aðilar geti metið gæði vinnunnar út frá sömu forsendum,“ segir Ingrid.

Þá segir hún æskilegt að stjórnendur hjálpi starfsfólki til að byggja upp inntri styrk og seiglu. 

Til að auka seiglu er gott að einblína á aðlögunarfærni og sveigjanleika, félagsleg tengsl, sameiginlegan tilgang og von,“ 

segir Ingrid.

En er þetta að virka?

Ekki er langt síðan farið var að tala um, styðjast við eða kenna jákvæða sálfræði í tengslum við stjórnun eða teymisvinnu. En síðustu misseri er eins og allt gangi út á jákvæða sálfræði og að kunna hana, eða hvað?

Við spyrjum Ingrid aðeins um það út á hvað þessi jákvæða sálfræði gangi eiginlega, hvernig hún nýtist í raun og hvort hún sé mælanleg.

„Jákvæð sálfræði getur nýst mjög vel í stjórnun vinnustaða og teyma. Kim Cameron, prófessor við háskólann í Michigan, var fyrstur til að setja fram hugtakið jákvæð forysta en það á rætur sínar að rekja til jákvæðrar sálfræði. 

Cameron skilgreinir jákvæða forystu út frá fjórum þáttum: jákvæðu starfsumhverfi, jákvæðum tengslum, jákvæðum samskiptum og jákvæðum tilgangi.

Hann hvetur stjórnendur til að skapa jákvætt starfsumhverfi sem gerir starfsmönnum kleift að fara fram úr væntingum og ná stöðugum árangri. Með því að einblína á styrkleika fólks fær það að blómstra og njóta sín.

Cameron bendir á að stjórnendur verði að þróa og viðhalda jákvæðum samskiptum en einnig að nýta tækifæri sem felast í neikvæðum atburðum og læra af þeim. Áhrifaríkur stjórnandi hvetur starfsmenn til að setja sér jákvæð háleit markmið sem einblína á möguleika og tækifæri. Til að skapa það sem Cameron kallar gnægð jákvæðrar menningar þarf stjórnandi síðast en ekki síst að passa vel upp á sjálfan sig og sýna gott fordæmi,“ segir Ingrid.

Að hennar sögn hefur Cameron sýnt fram á það með rannsóknum að fólk finnur jákvæðan tilgang með því sem það er að gera. Fólk sem nær þessari upplifun er líklegra til að blómstra í starfi sem aftur leiðir til þess að fólk upplifir minni streitu.

„Veikindadagar eru færri hjá þeim sem upplifa starfið mikilvægt, þeir sýna meiri áhuga, eru ánægðari og endast lengur í starfi. Jákvæð forysta hefur því mælanleg jákvæð áhrif á líðan starfsmanna,“ segir Ingrid.

Þá skýrir hún það út að samkvæmt kenningum Camerons hafa allar lifandi verur náttúrulega tilhneigingu til að snúa sér að jákvæðri orku (ljósi) og frá neikvæðri orku (myrkri). Í náttúrunni er það kallað ljósleitni þegar plöntur vaxa í átt að ljósi og á vinnustöðum á sama fyrirbærið við.

Við erum sem dæmi mun betri í að vinna úr jákvæðum upplýsingum en neikvæðum. Við verjum 20% meiri tíma í að hugsa um jákvæðar fullyrðingar en neikvæðar og 50% meiri tíma í að hugsa um jákvæðar fullyrðingar en hlutlausar,“ segir Ingrid og bætir við: 

Við eigum einnig auðveldara með að muna jákvæðar upplýsingar en neikvæðar. Jákvæð orð hafa hærri tíðni í öllum þeim tungumálum sem hafa verið rannsökuð hingað til.“

Á tímum kórónufaraldurs

Nokkuð hefur verið um það rætt að í fjarvinnu sakni fólk félagslegri nálægð við samstarfsfólk og aðra. 

Ingrid segir þetta skiljanlegt enda hafi rannsóknir jákvæðrar sálfræði sýnt að góð, nærandi og gefandi félagstengsl gefa lífinu gleði og innihald og hafa sterk jákvæð tengsl við hamingju og vellíðan.

Sem þýðir að upp til hópa erum við félagsverur og nærumst á samneyti við annað fólk. Að sögn Ingrid felst helsta áskorun fjarvinnunnar því í félagslega þættinum. Í fjarvinnu fáum við ekki tilfinningalega næringu vegna þess að við fáum ekki lengur þá félagslegu þörf uppfyllta sem við þurfum á að halda. Ekkert spjall við kaffivélina, eða samtal í hádeginu þegar að við borðum. Enginn lengur að vinna saman í opnum rýmum þar sem fólk leyfir hugmyndum, upplýsingaflæði og fleiru að streyma.

Mark Zuckerberg hjá Facebook hefur af þessum ástæðum haldið fram að þróunin í átt að aukinni fjarvinnu muni gerast í þrepum, þar sem hún krefjist nýrrar tækni til að bæta upp fyrir samskipti á staðnum,“ 

segir Ingrid.

Sem betur fer er þó nægt að nýta ýmis samskiptaforrit til að rækta tengslin við vinnustaðinn og hvetur Ingrid stjórnendur til að tryggja að svo sé.

„Daglegur morgunfundur í lifandi mynd til að taka stöðuna á hópnum og verkefnum getur nýst vel þegar fólk vinnur á ólíkum stöðum. Það eykur upplýsingaflæðið og bætir tengslin að byrja daginn á „skjásamveru“, segja góðan daginn við vinnufélagana og fara yfir verkefni dagsins með þeim,“ segir Ingrid og bætir við: „Svo er hægt að taka sameiginlega kaffipásu eða hádegishlé og spjalla um daginn og veginn. Einnig hefur heyrst af vinnustöðum sem hafa skipulagt rafrænt Happy Hour eða pizzupartý.“