Færri skrifborð, breyttar áherslur og nýir samningar

Í Atvinnulífinu á Vísi í vetur hefur verið fylgst með þróun fjarvinnu og breytingum á vinnustöðum. 

Í dag rýnir Atvinnulífið enn frekar í þessi mál en á morgun verður fjallað um það hvernig fólk í fjarvinnu mun mögulega breyta sínum vinnudegi heima fyrir, meðal annars til að koma í veg fyrir einangrun og efla sköpun.

Í umfjöllun dagsins var leitað til fimm mannauðstjóra ólíkra vinnustaða sem allir svöruðu eftirfarandi spurningu:

„Er eitthvað að breytast varanlega á ykkar vinnustað í kjölfar Covid? 

Sérstaklega er spurt um stjórnunarstefnu og húsnæðismál.“

Færri skrifborð og breyttar áherslur

Brynjar Már Brynjólfsson, mannauðstjóri RB:

„Í byrjun mars árið 2020 var aðeins minnihluti starfsfólks RB sem nýtti sér fjarvinnu að einhverju ráði og flest höfðu jafnvel litla eða enga aðstöðu til að sinna starfi sínu heima. Nú ári síðar hefur nær allt starfsfólk tæki og búnað til að sinna starfi sínu að heiman og þrátt fyrir ýmsar efasemdar raddir um að það gætu ekki allir sinnt starfi sínu í fjarvinnu fyrir faraldurinn þá hefur starfsemi fyrirtækisins gengið ágætlega undanfarna 12 mánuði.

Það er fyrirséð að vinnufyrirkomulag hjá starfsfólki RB komi til með að breytast í kjölfar Covid-19 og að starfsfólk kjósi að nýta sér þann valmöguleika að vinna heima hluta úr viku eða einhverja daga í mánuði töluvert meira en áður.

Óhjákvæmilega munu því verða breyttar áherslur í stjórnun þar sem fundir og samskipti milli starfsfólks og hópa mun færast yfir á Teams eða önnur samskiptaforrit. Við höfum fengið góða þjálfun í því undanfarið ár að hafa öll samskipti í gegnum slík samskiptatæki en áskoranir næstu vikna og mánaða verða að aðlaga vinnuumhverfið og slík samskipti að því að hluti starfsfólks sé á staðnum og hluti heima.

Í nýjum viðmiðum okkar um fjarvinnu og vinnu í opnum rýmum sem gefin verða út á næstu dögum tökum við sérstaklega fram að við tökum virkan þátt í daglegum störfum fyrirtækisins sama hvort að aðalsstarfsstöð okkar sé í höfuðstövðum fyrirtækisins eða heima þann daginn. Þá ítrekum við bæði til starfsfólks og stjórnenda að vanda sig í upplýsingagjöf og tryggja að skilaboðin berist bæði til þeirra sem eru í kringum okkar en líka til þeirra sem eru að sinna starfi sínu í fjarvinu.

Við höfum lagt mikið upp úr því við okkar stjórnendur síðasta ár að halda góðum tengslum við allt sitt starfsfólk, bæði með daglegum eða vikulegum fundum með hverju teymi fyrir sig en ekki síður með samskiptum við hvert og eitt meðan við höfum öll verið að vinna heima. Það hefur tekist vel til þó svo að niðurstöður vinnustaðagreiningar sína að við getum gert enn betur í því að veita uppbyggilega endurgjöf til starfsfólks en það má alls ekki gleymast þó svo að einstaklingar hittist minna á starfsstöðvum sínum en áður.

Við hjá RB höfum nýtt síðustu mánuði, þegar allt okkar fólk var heima að vinna, til að breyta og bæta hluta af okkar húsnæði með það að markmiði að búa til vistvænni rými sem henta betur okkar starfsemi. Fyrir Covid þá átti hvert okkar sitt skrifborð og í mörgum tilvikum voru jafnvel auka tvö til þrjú borð inni í hverju rými fyrir verktaka eða starfsfólk sem var að koma úr öðrum deildum í tímabundin verkefni. Við sáum það strax í haust að ekki væri þörf á svo mörgum skrifborðum þegar við myndum snúa aftur því það er fullvíst að það verður alltaf hluti starfsfólk sem kemur til með að vinna í fjarvinnu á hverjum degi.

Við höfum ekki tekið ákvörðun um að fara í free- seating eða verkefnamiðað vinnurými að fullu en höfum samt náð að fækka skrifborðum töluvert frá því fyrir Covid. Lykilinn í þeirri vegferð var að samræma búnaðinn á hverju skrifborði fyrir sig, því nú skiptir ekki máli á hvaða borð þú sest það hafa allir aðgang að tveimur eins tölvuskjám, lyklaborði og dokku. Helsta áskorunin er að fá fólk til að skilja ekki eftir persónulega muni á starfsstöðinni sinni svo aðrir geti nýtt það þá daga sem það er ekki sjálft að nýta sér hana.

Við innleiddum nýja mannauðsstefnu nú í byrjun árs þar sem eitt af stefnumiðum okkar er að tryggja gott fjarvinnuumhverfi og hvetja fólk til þess að nýta sér kosti fjarvinnu þar sem því verður komið við. Það er því alveg ljóst að fjarvinnan er komin til að vera sem hluti af menningu RB til framtíðar.“

Skoða breytingar til framtíðar

Ragnheiður Björk Guðmundsdóttir, sviðstjóri mannauðssviðs hjá Olís:

„Undanfarnir mánuðir hafa verið mikil áskorun fyrir okkur öll. Olís er þar engin undantekning og vegna fjölbreyttrar starfsemi fyrirtækisins eru áhrif Covid mismunandi eftir því á hvaða hluta þess við horfum.

Olís er með öflugt net útibúa og þjónustustöðva á landsvísu og má segja að Covid hafi fært okkur nær hvert öðru og þétt starfsumhverfið á sama tíma og starfsstöðvar hafa færst inn á heimilið að hluta. Fundir hafa verið rafrænir og allir þátttakendur setið við sama borð án tillits til staðsetningar á landinu. Sama má segja um fræðslu sem hefur í auknum mæli orðið rafræn. Síðustu mánuði höfum við lært að bregðast við nýjum aðstæðum og sannreynt að langflest störf, önnur en framlínustörf, má leysa í fjarvinnu. Til að mynda höfum við alla tíð talið við myndum ekki ná að ganga frá launavinnslu fyrir 500 manns nema að vera á vinnustaðnum en auðvitað var það ekkert mál þegar á reyndi.

Félagslíf hefur verið með breyttum brag undanfarna mánuði en ánægjulegt er að það sem hefur verið gert hefur verið í boði fyrir allt landið og framundan er rafrænt páskabingó sem áður takmarkaðist við höfuðborgarsvæðið.

Við brugðumst strax við vágestinum, tókum upp sóttvarnir og skiptum starfseminni á vaktir sem höfðu fullan aðskilnað. Vaktavinna er hefðbundið fyrirkomulag á þjónustustöðvunum en nýjung fyrir okkur á skrifstofum og í útibúum. Þetta skipulag leiddi í ljós að sumum hentar vel að vinna heima á meðan aðrir þrá félagsskapinn við vinnufélagana. Það var ánægjulegt að sjá hvernig starfsmenn sameinuðust um láta starfsemina ganga eins snuðrulaust fyrir sig og hægt var við ögrandi aðstæður.

Þessa dagana erum við að nýta lærdóm undanfarinna mánaða til að skoða breytingar til framtíðar þ.e. hvort og að hve miklu leyti fjarvinna er komin til að vera og þá eins á hvern hátt slíkt hefur áhrif á starfsumhverfi okkar og húsnæði.“

Nýir samningar nýtast í ákvarðanatöku

Sólrún Kristjánsdóttir, framkvæmdastýra Mannauður og menning hjá OR:

„Það er á svona krísutímum sem ný tækifæri skapast og við höfum eins og mörg önnur fyrirtæki fundið þau í bunkum. Mjög mörg verkefni sem við töldum að ekki væri hægt að vinna utan húsnæðis OR eru nú, með hjálp tæknibyltingarinnar sem fylgdi faraldrinum, leyst inn á heimilum starfsfólks, í bílum eða jafnvel úti á verkstað.

Við hjá OR vinnum markvisst að því að halda í allt það jákvæða sem hefur fylgt þessum breytingum. Fundir eru styttri og markvissari, sveigjanleiki hefur aukist, fleiri tækifæri eru til einbeitingarvinnu og samþætting einkalífs og vinnu hefur orðið auðveldari. Á sama tíma hefur þörf fyrir skrifstofuhúsnæði minnkað, ferðatími hefur styst og kolefnisfótspor tengt vinnustaðnum er nú minna - samfélaginu öllu til góða.

Þetta nýja vinnufyrirkomulag hefur líka sínar áskoranir sem við erum jafnframt að vinna í að takast á við. Tæknin er frábær og hefur gert okkur kleift að vinna saman á árangursríkari hátt en við hefðum nokkurn tíma getað látið okkur detta í hug fyrir heimsfaraldur. Það er okkur þó ljóst að tæknin kemur ekki í staðinn fyrir þá nánd sem felst í því að vera í sama rými. Rannsóknir sýna að einmanaleiki hefur aukist á tímum Covid-19 og fólk saknar óformlegu samskiptanna sem eiga sér stað þegar við erum saman á sama stað.

Við hvetjum stjórnendur til að skapa vettvang og aðstæður til að fólk upplifi nánd þó það sé ekki nema bara rafrænt í einhverjum tilfellum. Til dæmis með því að taka innlitssamtöl, skipuleggja viðburði, opna kaffitíma og eiga reglulega fundi þar sem ekki er bara verið að ræða verkefnin. Það er líka áskorun falin í því að ákveðnar tegundir af vinnu henta betur en aðrar til að vinna í blönduðum teymum, þó að hægt sé að leysa sumt tæknilega í fjarvinnu þá næst stundum betri árangur af vinnu þegar við erum á sama stað.

Við höfum því ákveðið að bjóða því starfsfólki, sem sinnir verkefnum sem það leyfa, að gera skriflegt samkomulag sem lýsir leikreglunum og skuldbindingu beggja við fjarvinnuna. Gagnkvæma skuldbindingin skiptir máli því á henni má byggja ákvarðanir um nauðsynlegan húsakost fyrirtækisins, skilgreina leikreglur og sveigjanleika þannig að hann sé báðum aðilum ljós. Þannig náum við að stuðla að því að í OR sé vinna utan skrifstofunnar líka norm í vinnumenningunni og þannig verðum við enn fjölbreyttari, sveigjanlegri og umhverfisvænni vinnustaður.“

Viss „kostur“ að hafa fólk í húsi

Pétur Veigar Pétursson, starfsmannastjóri Veritas:

„Covid ástandið hefur ýtt flestum fyrirtækjum út í það að hugsa hlutina upp á nýtt með tilliti til margra þátta í daglegri starfsemi. Við hjá Veritas erum engin undantekning þar á.

Störfin innan fyrirtækja Veritas samstæðunnar eru fjölbreytt og ekki hafa allir sömu möguleika til heimavinnu og þess sveigjanleika sem henni fylgir. Hugtök eins og sveigjanlegur vinnutími og fjarvinna hafa samt sem áður öðlast nýtt líf með tilliti til þeirra breytinga sem orðið hafa eftir að Covid skall á okkur.

Það má í raun segja að framtíðin hafi verið að raungerast fyrir augunum á okkur undanfarið ár þegar horft er til þess hvernig við getum nýtt tæknina til að auka afköst og lágmarka sóun.

Viljinn til að bjóða starfsfólki upp á aukna möguleika í þessu sambandi er klárlega til staðar hjá okkur og við finnum að starfsfólk er á sama máli.

Við megum hins vegar ekki gleyma því að það hefur sína kosti að hafa starfsfólk „í húsi“ og þar með hafa möguleika á að hitta samstarfsfólk og ytri aðila í raunheimum. Þetta á sérstaklega við þegar horft er til félagslegra þátta, vinnustaðamenningar o.s.frv.

Þrátt fyrir kosti þess að geta nýtt tæknina þegar það á við, kemur í mörgum tilfellum fátt í staðin fyrir að hitta fólk. Eitt þarf svo ekki að útiloka annað og ég hef því trú á að framtíðin muni fela í sér sambland af hvoru tveggja, fyrirtækjum, starfsfólki og atvinnulífinu í heild til hagsbóta.“

Flestir vilja hafa framhaldið „opið“

Þórhildur Birgisdóttir, framkvæmdastjóri mannauðs hjá Meniga:

„Starfsmenn Meniga eru vanir því að vinna í teymum þvert á starfstöðvar í nokkrum löndum svo við vorum vel undir fjarvinnuna búin og því kannski ekki miklar breytingar í kjölfar Covid. Seigla og jákvætt viðhorf starfsmanna hefur spilað stóran þátt í hvað þetta gengur vel en þetta er þó fyrir löngu síðan orðið þreytt ástand. Flestir sakna rútínunnar og fólksins. Einn af helstu styrkleikum Meniga er starfsandinn á skrifstofunni og fólk lofar vinnufélagana í hástert.

Þó að fjarfundir séu oft jafnvel skilvirkari og teymi haldi rútínu með stöðufundum og kaffispjalli á Zoom þá kemur það ekki í staðinn fyrir lífið á skrifstofunni sem svo margir sakna. Það er þessi félagslegi þáttur.

Við fáum flest orku og drifkraft frá vinnufélögunum og á skrifstofunni kvikna hugmyndir í samtölum sem hefðu ekki verið skipulögð fyrirfram á Zoom.

Við höfum ekkert þurft að loka skrifstofunum og okkur finnst mikilvægt að geta boðið þeim sem vilja helst ekki vinna að heiman að geta komið, þó auðvitað í takt við reglur hverju sinni.

Það er auðvitað mjög misjafnt hvað hentar fólki, sumir elska að vinna að heiman og eru jafnvel afkastameiri þar á meðan aðrir virka alveg öfugt, þrá rútínu og finnst þeir koma litlu í verk utan skrifstofunnar.

Mér sýnist samt langflestir hrifnir af því að halda þessu opnu. Geta unnið að heiman og veltur það þá gjarnan á verkefnunum og þannig verður það áfram. Á næstu mánuðum mun svo koma í ljós hvort við breytum vinnurýminu en líklegast munu allir hafa áfram starfstöð á skrifstofunni.

Það er náttúrulega mikill kostur að geta boðið upp á fjarvinnu og mætt þörfum hvers og eins svo öllum líði vel. Meniga hefur alltaf verið sveigjanlegur vinnustaður sem er mikilvægur þáttur þegar kemur að starfsánægju, og það mun ekki breytast. Við leggjum mikla áherslu á að skapa gott starfsumhverfi og að fólki líði vel hjá okkur.“