Þú heldur ráðstefnu og hvað svo? Kristjana Björk Barðdal og Unnur Ársælsdóttir skrifa 16. mars 2021 12:01 Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Kristjana Björk Barðdal Jafnréttismál Mest lesið Áfastur plasttappi lýðræðisins Þórður Snær Júlíusson Skoðun Halldór 22.02.2025 Halldór Söngvakeppnin og hömlulaus áfengisdýrkun Björn Sævar Einarsson Skoðun Háskóli Íslands fyrir öll - Rektorsframboð Silju Báru Ólöf Bjarki Antons og Atli María Kjeld Skoðun Harka af sér og halda áfram Hulda Jónsdóttir Tölgyes Skoðun Opið bréf til bæjarstjóra Kópavogs Ágústa Dröfn Kristleifsdóttir Skoðun Um Varasjóð VR Flosi Eiríksson Skoðun Góðir vegir – Aukin lífsgæði og blómlegt atvinnulíf Edda Rut Björnsdóttir Skoðun Stjórn Sambands íslenskra sveitarfélaga er sama um menntun barna en hvað með foreldra? Helga C Reynisdóttir Skoðun Úr hörðustu átt Rósa Guðbjartsdóttir!!! Alma Björk Ástþórsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Opið bréf til Einars Þorsteinssonar og Hildar Björnsdóttur - Hafið þið enga sómakennd? Linda Ósk Sigurðardóttir skrifar Skoðun Sameinumst – stétt með stétt Sævar Jónsson skrifar Skoðun Opið bréf til bæjarstjóra Kópavogs Ágústa Dröfn Kristleifsdóttir skrifar Skoðun Stjórn Sambands íslenskra sveitarfélaga er sama um menntun barna en hvað með foreldra? Helga C Reynisdóttir skrifar Skoðun Söngvakeppnin og hömlulaus áfengisdýrkun Björn Sævar Einarsson skrifar Skoðun Íþróttastarf fyrir alla Guðmundur Sigurbergsson,Ingvar Sverrisson,Hrafnkell Marínósson skrifar Skoðun Á hlóðum Mennta- og barnamálaráðuneytisins Meyvant Þórólfsson skrifar Skoðun Að verja friðinn Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir skrifar Skoðun 12 spor ríkisstjórnarinnar Guðmundur Ingi Þóroddsson skrifar Skoðun Færni í nýsköpun krefst þjálfunar Ingibjörg Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Þorgerður áttar sig á gildi fullveldisins Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Góðir vegir – Aukin lífsgæði og blómlegt atvinnulíf Edda Rut Björnsdóttir skrifar Skoðun Háskóli Íslands fyrir öll - Rektorsframboð Silju Báru Ólöf Bjarki Antons og Atli María Kjeld skrifar Skoðun Áfastur plasttappi lýðræðisins Þórður Snær Júlíusson skrifar Skoðun Um Varasjóð VR Flosi Eiríksson skrifar Skoðun Töfrakista tækifæranna Hrefna Óskarsdóttir skrifar Skoðun Dómskerfið reynir að þegja alla gagnrýni á sig í hel Jörgen Ingimar Hansson skrifar Skoðun Frelsið er yndislegt þegar það hentar Jens Garðar Helgason skrifar Skoðun Borgaralegt og hernaðarlegt Bjarni Már Magnússon skrifar Skoðun Áskorun til Reykjavíkurborgar um matvæli í leik- og grunnskólum Anna Laufey Stefánsdóttir skrifar Skoðun Gervigreind er síðasta von íslensks heilbrigðiskerfis – munum við grípa tækifærið? Sigvaldi Einarsson skrifar Skoðun Við erum ennþá hvalveiðiþjóð, hvenær ætlar ríkisstjórnin að grípa í taumana? Micah Garen skrifar Skoðun Vegna umfjöllunar Kveiks um kynferðislega áreitni á vinnustöðum Andri Valur Ívarsson,Anna Rós Sigmundsdóttir,Dagný Aradóttir Pind,Hrannar Már Gunnarsson,Jenný Þórunn Stefánsdóttir skrifar Skoðun Grafið undan grunngildum Sólveig Anna Jónsdóttir skrifar Skoðun Samúð Jón Steinar Gunnlaugsson skrifar Skoðun Allskonar núansar Lilja Kristín Jónsdóttir skrifar Skoðun Íslensk framleiðsla á undanhaldi - hver græðir? Guðmundur Þórir Sigurðsson skrifar Skoðun Magnús Karl Magnússon – öflugur málsvari Háskóla Íslands Arna Hauksdóttir,Þórarinn Guðjónsson skrifar Skoðun Tungumálakort – leitin að tungumálaforðanum 2025 Renata Emilsson Peskova,Þorbjörg Halldórsdóttir,Kristín R. Vilhjálmsdóttir skrifar Skoðun Byggjum meira á Kjalarnesi Gunnar Alexander Ólafsson skrifar Sjá meira
Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar.
Háskóli Íslands fyrir öll - Rektorsframboð Silju Báru Ólöf Bjarki Antons og Atli María Kjeld Skoðun
Stjórn Sambands íslenskra sveitarfélaga er sama um menntun barna en hvað með foreldra? Helga C Reynisdóttir Skoðun
Skoðun Opið bréf til Einars Þorsteinssonar og Hildar Björnsdóttur - Hafið þið enga sómakennd? Linda Ósk Sigurðardóttir skrifar
Skoðun Stjórn Sambands íslenskra sveitarfélaga er sama um menntun barna en hvað með foreldra? Helga C Reynisdóttir skrifar
Skoðun Íþróttastarf fyrir alla Guðmundur Sigurbergsson,Ingvar Sverrisson,Hrafnkell Marínósson skrifar
Skoðun Háskóli Íslands fyrir öll - Rektorsframboð Silju Báru Ólöf Bjarki Antons og Atli María Kjeld skrifar
Skoðun Áskorun til Reykjavíkurborgar um matvæli í leik- og grunnskólum Anna Laufey Stefánsdóttir skrifar
Skoðun Gervigreind er síðasta von íslensks heilbrigðiskerfis – munum við grípa tækifærið? Sigvaldi Einarsson skrifar
Skoðun Við erum ennþá hvalveiðiþjóð, hvenær ætlar ríkisstjórnin að grípa í taumana? Micah Garen skrifar
Skoðun Vegna umfjöllunar Kveiks um kynferðislega áreitni á vinnustöðum Andri Valur Ívarsson,Anna Rós Sigmundsdóttir,Dagný Aradóttir Pind,Hrannar Már Gunnarsson,Jenný Þórunn Stefánsdóttir skrifar
Skoðun Magnús Karl Magnússon – öflugur málsvari Háskóla Íslands Arna Hauksdóttir,Þórarinn Guðjónsson skrifar
Skoðun Tungumálakort – leitin að tungumálaforðanum 2025 Renata Emilsson Peskova,Þorbjörg Halldórsdóttir,Kristín R. Vilhjálmsdóttir skrifar
Háskóli Íslands fyrir öll - Rektorsframboð Silju Báru Ólöf Bjarki Antons og Atli María Kjeld Skoðun
Stjórn Sambands íslenskra sveitarfélaga er sama um menntun barna en hvað með foreldra? Helga C Reynisdóttir Skoðun