„Stjórn­endur átta sig ekki alltaf á því að starfs­lýsing er ekki nóg“

En nýlegar niðurstöður rannsóknar sýna að aðeins 41% starfsfólks á Íslandi telur sig vita mjög vel hvers er ætlast til af í vinnunni.

„Það að vita til hvers er ætlast í starfi er mikilvægt fyrir vellíðan starfsfólks og rekstur vinnustaða. Einfaldast er að sjá þetta með því að breyta veikindadögum í beinharða peninga, því eitt af því sem rannsóknir sýna er að fólk sem veit til hvers er ætlast af sér í vinnunni er sjaldnar fjarverandi frá vinnu vegna veikinda,“ segir Arna Frímannsdóttir sérfræðingur í gagnagreiningu.

Íris Björg Birgisdóttir, Stjórnenda- og vinnustaðaráðgjafi hjá Gallup, segir tölurnar vissulega sláandi.

„Staðreyndin er sú að þegar þetta er skoðað ofan í kjölinn þá kemur í ljós að þetta er flóknara en virðist við fyrstu sýn, þetta er margvídda.“

Óupplýst fólk er þreyttara

Í fyrramálið stendur Gallup fyrir morgunverðarfundi undir yfirskriftinni ,,Skýrar væntingar varða leiðina að árangri.“

Sem augljóslega þarf að skoðast betur í íslensku atvinnulífi, þar sem yfir helmingur starfsfólks telur sig ekki vera nægilega upplýst um, til hvers er ætlast af þeim í starfi.

Samkvæmt alþjóðlegum könnunum Gallup er þetta hlutfall um helmingur starfsfólks, sem þýðir að á Íslandi er meira um það á vinnumarkaði að fólk veit ekki til hvers er ætlast til af því.

„Þetta snýst samt ekki bara um hvort þú vitir hver verkefnin þín eru eða hvaða hlutverki þú gegnir í starfinu, heldur blandast þarna inn í atriði eins og mikilvægi og forgagnsröðun,“ segir Íris og útskýrir að þannig þurfi að horfa á verkefnið sem margvídda.

„Þú kannski veist hvað þú þarft að gera til að ná árangri en veist kannski ekki hvað aðrir þurfa að gera eða hvernig verkefnin þín þurfa að forgangsraðast til þess að aðrir nái árangri. Fyrir utan svona vangaveltur eins og hvar endar þín ábyrgð og hvar byrjar ábyrgð annarra. Það eru alls kyns svona atriði sem vefjast fyrir fólki,“ segir Tómas og bætir við:

„Bara það eitt að einn starfsmaður sé frá vegna veikinda, getur breytt forgangsröðun allra annarra í teyminu.“ 

„Svo stór partur af starfinu okkar eru í raun verkefni sem við vinnum í samvinnu við aðra. Það eitt og sér kallar á alls kyns atriði og inn í það blandast þessi upplifun fólks um það hversu vel upplýst það telur sig vera,“ segir Íris.

Þess vegna koma svo margar víddir inn í það hvernig fólk upplifir það hversu upplýst það er.

Arna segir afleiðingarnar af því að fólk upplifir sig ekki nógu vel upplýst einnig geta verið margskonar.

Starfsfólk sem veit síður til hvers er ætlast til af sér er þrisvar sinnum líklegra til að vera oft eða alltaf þreytt allan liðlangan daginn þegar það er í vinnunni,“ 

nefnir hún sem dæmi.

Mikill fjárhagslegur ávinningur

Tómas, Íris og Arna segja Gallup tengja atriði sem notuð eru í starfsmannakönnunum við beinharðar rekstrartölur.

Þannig geti Gallup til dæmis sagt að þegar fjölgar í hópi starfsfólks sem telur sig vita til hvers er ætlast , þá hægi á starfsmannaveltu, framleiðni aukist og veikindadögum fækki.

Dæmi:

Vinnustaður sem nær að hækka hlutfall fólks úr 50% í 80% sem telur sig vera með á hreinu til hvers er ætlast í vinnunni, getur lækkað starfsmannaveltu um 22% og aukið framleiðni um 10%.

Fjárhagslegur ávinningur vinnustaða af skýrum væntingum er því gífurlega mikill.

„Að starfsfólk viti ekki til hvers er ætlast má líkja við lest sem er á röngum teinum. Sem síðan hefur áhrif á allt. Til dæmis slysatíðni, framleiðni, hvernig fólki líður í vinnunni og svo framvegis. Það getur hins vegar kallað á töluvert hugrekki að ræða þessi mál. Því oft þarf þá að opna samtal um mál sem ekki hafa verið rædd á vinnustaðnum í mörg ár,“ segir Tómas.

„Stjórnendur tala oft niður frammistöðu starfsfólks en ef staðan er sú að þú veist í rauninni ekki hvaða árangri þú átt að ná, þá er algerlega ómögulegt fyrir þig að ná árangri. Frammistöðuvandinn er þannig orðinn til strax í upphafi,“ segir Íris.

Að vissu leyti snúist verkefnið því um ósýnilegan misskilning, fyrst og fremst vanti að opna samtalið um það hverjar væntingarnar eru og svo framvegis.

En hvað geta stjórnendur þá gert?

„Stjórnendur ættu að forðast einhliða upplýsingagjöf. Stjórnendur þurfa frekar að taka samtalið við starfsfólkið og heyra hvað það hefur að segja. Því það sem kemur kannski í ljós í þeim samtölum er eitthvað sem stjórnandinn er ekki að átta sig á. Til dæmis hvers vegna fólk vinnur verkefnin svona en ekki hinsegin, hvers vegna forgangsröðun verkefna er eins og hún er og fleira,“ segir Tómas.

Upplýsingar nái þannig ekki að koma fram, nema verið sé að rýna í málin í samtalsformi en ekki sem boð frá stjórnendum til starfsmanns.

„Stjórnendur geta líka sett fram skýrar væntingar um árangur en síðan treyst starfsfólki til að varða leiðina að þeim árangri. Því oft er það starfsfólkið sem finnur bestu leiðina að árangrinum,“ segir Íris og bætir við:

Ef starfsfólk er hins vegar með óskýrar væntingar um til hvers er ætlast til , getur það leitt til misskilnings sem jafnvel varir í áratugi.“

Þá bendir Arna á hversu breytileg störf geta verið. Flest störf taki einhverjum breytingum með tíð og tíma.

„Sjálf byrjaði ég að vinna hjá Gallup árið 2015 en er auðvitað ekki að vinna nákvæmlega eins og ætlast var til af mér þá, því svo margt hefur einfaldlega breyst síðan þá.“

Undir þetta taka Tómas og Íris og Tómas bætir við:

Ætli það megi ekki helst benda stjórnendum á að þegar það kemur að starfslýsingum og væntingum til starfsmanna þá er þetta ekki eitt samtal, heldur stöðugt samtal.“