Um aðgengi að upplýsingum Helga Jóna Eiríksdóttir skrifar 5. október 2023 11:01 Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Lokun Borgarskjalasafns Reykjavík Kópavogur Söfn Mest lesið Halldór 29.03.2025 Halldór Forsjárhyggja Sjálfstæðis- og Framsóknarfólks í Hafnarfirði í garð fólks með fötlun Stefán Már Gunnlaugsson Skoðun Falsfréttastjóri RÚV dýpkar holuna sína Einar Steingrímsson Skoðun Hugtakastríðið mikla Sigmar Guðmundsson Skoðun Ákall um breytingar Gissur Freyr Gissurarson Skoðun Ekki er allt sem sýnist Ólafur Helgi Marteinsson Skoðun Skóli án aðgreiningar: Hentar ýktasta mynd skólastefnunnar öllum börnum? Jóna Sigríður Valbergsdóttir Skoðun Laun kvenna og karla Sigríður Ingibjörg Ingadóttir,Steinunn Bragadóttir Skoðun Hrynur sjávarútvegur? Stefán Ólafsson Skoðun Vanfjármögnun vísindanna Magnús Hallsson,Styrmir Hallsson Skoðun Skoðun Skoðun Hugtakastríðið mikla Sigmar Guðmundsson skrifar Skoðun Forsjárhyggja Sjálfstæðis- og Framsóknarfólks í Hafnarfirði í garð fólks með fötlun Stefán Már Gunnlaugsson skrifar Skoðun Ekki er allt sem sýnist Ólafur Helgi Marteinsson skrifar Skoðun Skóli án aðgreiningar: Hentar ýktasta mynd skólastefnunnar öllum börnum? Jóna Sigríður Valbergsdóttir skrifar Skoðun Vilji til að rjúfa kyrrstöðu í húsnæðiskreppunni Finnbjörn A. Hermannsson skrifar Skoðun Grænt ál frá Íslandi er mikilvægt fyrir sjálfstæða Evrópu Guðríður Eldey Arnardóttir skrifar Skoðun Þegar barn óttast önnur börn Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir skrifar Skoðun Falsfréttastjóri RÚV dýpkar holuna sína Einar Steingrímsson skrifar Skoðun Ákall um breytingar Gissur Freyr Gissurarson skrifar Skoðun Veit sem sagt Grímur betur? Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hvernig talar maður við tölvur og hafa vélar rökhugsun? Henning Arnór Úlfarsson skrifar Skoðun Laun kvenna og karla Sigríður Ingibjörg Ingadóttir,Steinunn Bragadóttir skrifar Skoðun Verkin sem ríkisstjórnin verður dæmd af Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Open Letter to new HÍ Rector re Disability Support Hópur starfsfólks og nemenda við HÍ skrifar Skoðun Vanfjármögnun vísindanna Magnús Hallsson,Styrmir Hallsson skrifar Skoðun Kárhóll og Kína: Þegar vísindi verða pólitísk tól Davíð Michelsen skrifar Skoðun Mál Ásthildar Lóu Þórsdóttur – Hvernig manneskjur viljum við vera? Hulda Steingrímsdóttir skrifar Skoðun Ríkisstjórn gegn fjölskyldusameiningum? Þorbjörg Þorvaldsdóttir skrifar Skoðun Lýðræðið deyr í myrkrinu Heiðar Örn Sigurfinnsson skrifar Skoðun Færni til framtíðar Álfheiður Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Ofbeldi Bjarni Karlsson skrifar Skoðun Lestu Gaza Móheiður Hlíf Geirlaugsdóttir skrifar Skoðun Ný fjármálaáætlun - tækifæri til að efna loforðin um bætt geðheilbrigði Sandra B. Franks skrifar Skoðun 10 ár og bull í lokin Jón Pétur Zimsen skrifar Skoðun Opið bréf til atvinnuvegaráðherra: 48 daga, nei takk Gísli Gunnar Marteinsson skrifar Skoðun Á nú að opinbera það að ég veit í rauninni ekki neitt? Kristín Hrefna Halldórsdóttir skrifar Skoðun Háskóli Höfuðborgarinnar, ekki Íslands Arent Orri Claessen,Gunnar Ásgrímsson skrifar Skoðun Hrynur sjávarútvegur? Stefán Ólafsson skrifar Skoðun Iftar, agape og Eid: Kristnir og múslimar við sama borð Hilal Kücükakin Kizilkaya,Sigurvin Lárus Jónsson skrifar Skoðun Bætt skipulag fyrir stúdenta Aðalsteinn Haukur Sverrisson ,Magnea Gná Jóhannsdóttir skrifar Sjá meira
Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands.
Forsjárhyggja Sjálfstæðis- og Framsóknarfólks í Hafnarfirði í garð fólks með fötlun Stefán Már Gunnlaugsson Skoðun
Skóli án aðgreiningar: Hentar ýktasta mynd skólastefnunnar öllum börnum? Jóna Sigríður Valbergsdóttir Skoðun
Skoðun Forsjárhyggja Sjálfstæðis- og Framsóknarfólks í Hafnarfirði í garð fólks með fötlun Stefán Már Gunnlaugsson skrifar
Skoðun Skóli án aðgreiningar: Hentar ýktasta mynd skólastefnunnar öllum börnum? Jóna Sigríður Valbergsdóttir skrifar
Skoðun Grænt ál frá Íslandi er mikilvægt fyrir sjálfstæða Evrópu Guðríður Eldey Arnardóttir skrifar
Skoðun Open Letter to new HÍ Rector re Disability Support Hópur starfsfólks og nemenda við HÍ skrifar
Skoðun Mál Ásthildar Lóu Þórsdóttur – Hvernig manneskjur viljum við vera? Hulda Steingrímsdóttir skrifar
Skoðun Ný fjármálaáætlun - tækifæri til að efna loforðin um bætt geðheilbrigði Sandra B. Franks skrifar
Skoðun Iftar, agape og Eid: Kristnir og múslimar við sama borð Hilal Kücükakin Kizilkaya,Sigurvin Lárus Jónsson skrifar
Forsjárhyggja Sjálfstæðis- og Framsóknarfólks í Hafnarfirði í garð fólks með fötlun Stefán Már Gunnlaugsson Skoðun
Skóli án aðgreiningar: Hentar ýktasta mynd skólastefnunnar öllum börnum? Jóna Sigríður Valbergsdóttir Skoðun